Privacy verklaring

Beste klant,

Hexacom zette het jaar 2016 in met een belangrijke aankondiging: Hexacom wordt overgenomen door BKM. De drijfveren voor het samengaan van de twee sectorgenoten waren van strategische aard. De telecom- en IT markt is de laatste jaren onderhevig aan een consolidatie, en deze trend zet zich door. Schaalvergroting is een conditio sine qua non voor verdere groei en om u als klant optimaal te kunnen blijven bedienen met nieuwe oplossingen en de gepaste technologische ondersteuning. BKM en Hexacom dekken door deze fusie de hele Belgische markt af met kantoren in Hasselt, Steenokkerzeel en Gent. 170 gespecialiseerde medewerkers bedienen samen zo’n 16.000 klanten uit diverse sectoren.

New company, rich history

Vanaf 1 april 2017 nemen we dus een nieuwe start, maar de expertise en de kwaliteit die u van ons kent, blijven. Hetzelfde sterke team van ervaren, gespecialiseerde medewerkers blijft u ondersteunen en uw vertrouwde contactpersoon blijft dezelfde. Het blijft onze topprioriteit om u kwalitatieve oplossingen aan te bieden die perfect beantwoorden aan uw ICT behoeften.

Met vriendelijke groeten,

Bart Soetaers
Managing Director BKM-Hexacom

BKM vindt de bescherming van de privacy en gegevensbescherming erg belangrijk. Met deze privacyverklaring (hierna “Privacyverklaring”) wil BKM u informeren over de verwerking van persoonsgegevens. BKM zal de persoonsgegevens verwerken met respect voor uw privacy en met inachtneming van de toepasselijke privacywetgeving. 

Deze Privacyverklaring werd voor het laatst gewijzigd op: 13 september 2018. 

INHOUD:

  • VOOR WIE GELDT DEZE PRIVACYVERKLARING?
  • VERANTWOORDELIJKE VOOR DE VERWERKING?
  • WELKE PERSOONSGEGEVENS WORDEN DOOR BKM VERWERKT?
  • MET WIE DELEN WE UW PERSOONSGEGEVENS?
  • BEVEILIGING EN  BEWARING VAN UW PERSOONSGEGEVENS
  • WORDEN UW PERSOONSGEGEVENS GEBRUIKT VOOR AUTOMATISCHE PROFILERING?
  • WAT ZIJN UW RECHTEN EN HOE KAN U DEZE UITOEFENEN?

 

VOOR WIE GELDT DEZE PRIVACYVERKLARING? 

Deze Privacyverklaring geldt voor alle prospecten, klanten, leveranciers, bezoekers van de website, bezoekers van de BKM-kantoren, sollicitanten en alle andere personen die geen medewerkers zijn van BKM en waarvan BKM persoonsgegevens verwerkt.

 VERANTWOORDELIJK VOOR DE VERWERKING? 

BKM treedt op als verantwoordelijke voor de verwerking bij het verwerken van persoonsgegevens in het kader van de klanten- en leveranciersadministratie, registratie van bezoekers tot de kantoren, verwerken van sollicitaties. 

Gegevens van BKM zijn:

  • Adres hoofdzetel: Herkenrodesingel 37 bus A, 3500 Hasselt, België
  • Ondernemingsnummer:  0453.298.222
  • Telefoonnummer: +32 (0)11 29 99 99

Voor het leveren van ICT-oplossingen op maat treedt de klant van BKM op als verantwoordelijke voor verwerking en treedt BKM op als verwerker. Voor deze verwerkingen verbindt BKM er zich toe om gegevens enkel te verwerken op instructie van de verantwoordelijke voor verwerking. Deze verwerkingen vallen echter buiten de scope van deze privacyverklaring. 

Indien u uw rechten als betrokkene wenst uit te voeren, moet u zich steeds te wenden tot de verantwoordelijke voor de verwerking.

 

WELKE PERSOONSGEGEVENS WORDEN DOOR BKM VERWERKT?

  • Persoonsgegevens die verwerkt worden voor klanten- en leveranciersadministratie
    • BKM legt een lijst (CRM) aan met contactgegevens van klanten, leveranciers en prospecten met als doel het versturen van commerciële boodschappen en voorstellen of voor het opvolgen van bestaande contracten en/of bestellingen. Deze lijst wordt ook aangewend om bestaande zakenrelaties uit te nodigen op netwerkevents. Voor het verbeteren van de contactcenter diensten voert BKM ook klantentevredenheidsonderzoeken uit.

 

+  Meer info

Type persoonsgegevens

Ontvanger

Grondslag van verwerking

Doel van verwerking

Verduidelijking

  • Persoonlijke identificatiegegevens (vb. naam, e-mail, telefoonnummer…)
     
  • Persoonlijke details (vb. geslacht, taal…)
     
  • Professionele gegevens (vb. functie, bedrijf)

BKM

Gerechtvaardigd belang

Beheren van een lijst met contactpersonen voor het versturen van commerciële boodschappen, uitnodigen van relaties op netwerk-events.

Via verschillende kanalen (beurzen, business cards, openbaar gemaakte gegevens, bestaande klantenrelaties) verzamelt BKM persoonsgegevens om nieuwe business te genereren bij prospecten en/of hun klanten op de hoogte te brengen van nieuwe vergelijkbare diensten

  • Contract

Ter opvolging van gemaakte bestellingen, facturen en commerciële afspraken.

Sturen van commerciële voorstellen.

 

  • Persoonlijke identificatiegegevens (vb. naam, e-mail, …)
     
  • Persoonlijke details (vb. geslacht, taal…)

BKM, Klanttevreden-heids- onderzoeks- bureau

 

Gerechtvaardigd belang

Klant uitnodigen voor een klantentevredenheids-onderzoek.

BKM nodigt klanten uit om deel te nemen aan een klantentevredenheidsonderzoek. 

 

  • Persoonsgegevens die verwerkt worden wanneer u BKM contacteert voor vragen en/of informatie
    • U kan als persoon contact opnemen met BKM via verschillende kanalen (telefonisch, e-mail, contactformulier website, social media,…). De persoonsgegevens die u ons geeft gebruikt BKM enkel om uw vraag te beantwoorden.

 

+  Meer info

Type persoonsgegevens

Ontvanger

Grondslag van verwerking

Doel van verwerking

Verduidelijking

  • Persoonlijke identificatie gegevens (vb. naam, e-mail, …)

 

  • Professionele gegevens (vb. functie, bedrijf)

BKM

Gerechtvaardigd belang

  • Personen de gelegenheid bieden om in contact te komen met het bedrijf
  • Personen ondersteuning geven

De gegevens zullen enkel gebruikt worden om te antwoorden op uw vraag

 

 

  • Organiseren van events en opleidingen 
    • BKM vraagt identificatiegegevens, persoonlijke details, huidige functie en bedrijfsnaam wanneer het een event of opleiding organiseert.
    • Voor events en opleidingen waar een diner of lunch voorzien is, vraagt BKM ook naar eetvoorkeuren/allergieën. 

Type persoonsgegevens

Ontvanger

Grondslag van verwerking

Doel van verwerking

Verduidelijking

Persoonlijke identificatie gegevens (vb. naam, e-mail, …)

 

Persoonlijke details (vb. geslacht, taal)

 

Professionele gegevens (vb functie, bedrijf)

BKM

 

Overeenkomst

  • Geven van de opleiding en beheren van de inschrijvingen

 

Eetvoorkeuren

BKM

Toestemming

  • Geschikte maaltijd kunnen aanbieden aan de cursist of genodigde

BKM geeft enkel anoniem en op basis van aantallen de eetvoorkeuren door aan het catering bedrijf.

  • Persoonlijke identificatie gegevens (vb. naam, e-mail, …)
     
  • Persoonlijke details (vb. geslacht, taal)
     
  • Professionele gegevens (vb. functie, bedrijf)

BKM

Mede-organisatoren (sponsors) van het event

 

Gerechtvaardigd belang

  • Netwerkmogelijkheden aanbieden aan de aanwezigen.

 

 

  • Gebruik van beeldmateriaal
    • Wanneer BKM gerichte foto’s of video’s van u publiceert op sociale media voor marketingdoeleinden zullen we hiervoor uw toestemming vragen.
    • BKM heeft een gerechtvaardigd belang om public relations te voeren over zijn activiteiten. Daarom worden gerichte foto’s genomen tijdens grotere events. De fotograaf zal u vragen om te poseren. Hiermee stemt u eveneens in met het gebruik van de foto op de website of sociale media van BKM. Wenst u dit niet, geef dit dan duidelijk aan en vraag de fotograaf uitdrukkelijk een foto te nemen zonder u. Indien u een specifieke foto toch wil verwijderen dan kan dit op eenvoudig verzoek door een mail te sturen naar "hello@bkm.be" met een kopie van de foto of een beschrijving van de foto die u wil laten verwijderen
    • In de kantoren van BKM zijn beveiligingscamera’s aanwezig om onze gebouwen en onze goederen tegen inbraak te beschermen.

+  Meer info

Type persoonsgegevens

Ontvanger

Grondslag van verwerking

Doel van verwerking

Verduidelijking

Beeldmateriaal

 Openbaar

Toestemming

  • Nemen van gerichte foto’s of video’s voor marketing doeleinden

BKM zal voor marketingdoeleinden enkel beeldmateriaal publiceren op de website of social media indien u uw toestemming daarvoor geeft.

Beeldmateriaal

Openbaar

Gerechtvaardigd belang

  • Public relations groot event

BKM heeft een gerechtvaardigd belang om public relations te voeren over zijn activiteiten.

Beeldmateriaal

BKM

Gerechtvaardigd belang

  • Beveiliging

 

 

 

  • Persoonsgegevens die verwerkt worden bij sollicitaties
    • BKM zoekt regelmatig nieuwe enthousiaste en gemotiveerde medewerkers om hun team te versterken. Tijdens de sollicitatieprocedure verwerkt BKM persoonlijke gegevens zoals identificatiegegevens, competenties, curriculum vitae. Indien BKM u als sollicitant niet aanneemt, zal BKM toestemming vragen om uw gegevens, zoals uw CV, bij te houden om uw in de toekomst te contacteren. BKM zal wel een lijst aanleggen met enkel naam, datum en reden waarom de kandidaat niet aangenomen werd. 

 

+  Meer info

Type persoonsgegevens

Ontvanger

Grondslag van verwerking

Doel van verwerking

Verduidelijking

  • Persoonlijke identificatie gegevens (vb. naam, e-mail,…)
     
  • Professionele carrière en opleidingsgeschiedenis
     
  • Foto
     
  • Curriculum vitae
     
  • Werkreferenties

BKM

Contract

  • Aanwerven nieuwe medewerkers

De sollicitatie is een eerste stap naar aanleiding van een arbeidscontract.

BKM, interim kantoren

Toestemming

  • Bijhouden van cv van sollicitanten voor toekomstige opportuniteiten

Indien BKM een sollicitant momenteel niet aanneemt maar wel wil contacteren voor toekomstige opportuniteiten, die beter passen bij zijn/haar competenties, zal BKM toestemming vragen

  • Persoonlijkheid
  • Competentie

BKM, interimkantor-en,

Leverancier(s) van de assessment tool

 

Gerechtvaardigd belang

  • Evalueren of de sollicitant geschikt is voor de functie waarvoor deze solliciteert

Om een sollicitant te screenen doen we een assessment van de competenties en persoonlijkheid van de kandidaat.  

Persoonlijke identificatie gegevens

BKM

Gerechtvaardigd belang

  • Aanleggen lijst van sollicitaties met hun status (vb. reden van weigering)

Door de vele sollicitaties die BKM verwerkt en de verschillende kanalen vanwaar nieuwe kandidaten voorgesteld worden, is er een gerechtvaardigd belang om een lijst aan te leggen zodat kandidaten die we weigeren, niet opnieuw behandelen na enkele weken. 

 

 

  • Verbetering kwaliteit website
    • BKM gebruikt tools om statistieken te verzamelen en inzichten te krijgen over het gebruik van de website. Deze informatie wordt geanonimiseerd en niet gekoppeld aan uw persoonlijke gegevens. Analytics tools gebruiken cookies. Dit zijn tekstbestanden die op uw computer worden geplaatst om standaard internetlogging informatie en gedragsinformatie te verzamelen. Meer info kan u lezen in onze cookieverklaring.

MET WIE DELEN WE UW PERSOONSGEGEVENS?

BKM deelt uw persoonsgegevens niet met derden, tenzij

  • BKM daarvoor uw voorafgaande toestemming heeft ontvangen,
  • BKM hiertoe verplicht wordt in het kader een regelgeving of juridische procedure,
  • BKM hiertoe worden verzocht door wetgevende of gerechtelijke instanties,
  • BKM een event organiseert samen met partners of leveranciers. De deelnemerslijst zal ook aan de partners of leveranciers meegedeeld worden,
  • BKM geheel of gedeeltelijk overgenomen wordt of opgesplitst wordt. In dit geval zal BKM de derde de verplichting opleggen om de persoonsgegevens uitsluitend in overeenstemming met de bepalingen van deze Privacy Policy.

BKM doet een beroep op bepaalde onderaannemers zoals onder meer consultants, studiebureaus (vb. voor het afnemen van tevredenheidsonderzoeken), tools (vb CRM-systeem, mailingtool) en dit teneinde een deel van onze diensten aan hen uit te besteden. Deze onderaannemers worden niet als derden beschouwd. Wij zien erop toe dat deze onderaannemers de nodige technische en organisatorische maatregelen treffen om uw persoonsgegevens rechtsgeldig en rechtmatig te verwerken en ook onder geen enkel beding kenbaar maken aan derden.

 

BEVEILIGING EN BEWARING VAN UW PERSOONSGEGEVENS

BKM erkent dat de beveiliging van persoonsgegevens een onderdeel is van gegevensbescherming. Daardoor neemt BKM gepaste technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde verwerking of ongeoorloofde toegang teneinde misbruik te voorkomen.

Bij elke overdracht van persoonsgegevens aan een verwerker buiten de Europese Economische Ruimte (EER) doet BKM dit steeds in overeenstemming met de voorwaarden van deze Privacyverklaring en volgt BKM de toepasselijke wet- en regelgeving inzake gegevensbescherming om afdoende waarborgen te garanderen. 

BKM bewaart uw persoonlijke gegevens alleen voor de minimumperiode die nodig is om de, in deze Privacyverklaring uiteengezette, doeleinden te vervullen. Tenzij bij het oplossen van geschillen of als een langere bewaartermijn wettelijk verplicht is. Niet-persoonlijke informatie kan zonder beperking in de tijd worden bewaard in functie van statistische doeleinden.

 

WAT ZIJN UW RECHTEN EN HOE KAN U DEZE UITOEFENEN?

WAT ZIJN UW RECHTEN?

    • Recht op inzage: u kunt ons vragen welke persoonsgegevens wij van u verwerken, waarvoor wij die verwerken, welke categorieën van persoonsgegevens wij verwerken, met welke categorieën van derden wij uw persoonsgegevens delen, wat de oorsprong is van de verwerkte gegevens en – wanneer van toepassing - welke logica wij gebruiken bij het automatisch verwerken van persoonsgegevens.
    • Recht op rectificatie: Indien informatie niet correct is, kan u ons vragen om deze te corrigeren
    • Recht om uw gegevens te wissen: Indien gegevens niet rechtmatig verwerkt worden of indien uw gegevens niet langer nodig zijn dan het doel waarvoor ze verzameld zijn, kan u ons vragen om je gegevens te wissen
    • Recht op beperking van verwerking: door de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken kunnen uw persoonsgegevens nog worden bijgehouden maar het gebruik ervan is beperkt. Wanneer ju een verwerkingsbeperking hebt gevraagd, mogen we enkel nog uw gegevens opslaan. Dit wil zeggen dat er met uw gegevens geen andere verrichtingen meer kunnen gebeuren.
    • Recht op bezwaar: u hebt het recht om bezwaar te maken tegen het feit dat uw gegevens worden verwerkt als die verwerking berust op een algemeen belang of het gerechtvaardigd belang van diegene die uw gegevens verwerkt. Bovendien kunt u ook dit recht van bezwaar laten gelden als uw persoonsgegevens worden verwerkt voor direct marketingdoeleinden. Dit recht van bezwaar geldt ook voor profilering die de basis vormt voor verwerkingen voor direct marketingdoeleinden.
    • Recht op overdraagbaarheid van de gegevens: u hebt het recht om de door u verstrekte persoonsgegevens in een gangbare, gestructureerde en machinaal leesbare vorm te verkrijgen en u hebt het recht om deze persoonsgegevens over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke waarbij de verwerking gebaseerd is op de rechtsgronden toestemming of contractuele relatie.

 

HOE KAN U UW RECHTEN UITOEFENEN?

U kan uw rechten uitvoeren door een e-mail te sturen naar privacy@bkm.be. Om elke ongeoorloofde openbaarmaking van uw persoonsgegevens te voorkomen, kan BKM meer informatie vragen om uw identiteit te verifiëren. 

BKM heeft één maand de tijd om uw aanvraag te beantwoorden. Deze periode begint te lopen wanneer BKM u aanvraag heeft ontvangen en over alle vereiste informatie beschikt om aan uw aanvraag te voldoen.

BKM zal de gevraagde informatie kosteloos verstrekken. Wanneer verzoeken ongegrond of buitensporig zijn, met name vanwege hun repetitieve karakter, mag BKM een redelijke vergoeding aanrekenen of kan BKM het verzoek weigeren.

Indien u om een of andere reden aanneemt dat BKM uw aanvraag niet correct behandeld heeft, kunt u contact opnemen met de privacy@bkm.be waarna BKM samen met u op zoek gaat naar een oplossing.

Voor de volledigheid informeren wij u dat, indien BKM niet reageert op uw aanvraag, deze weigert of indien ons antwoord niet voldoet aan uw verwachtingen, u steeds het recht hebt een klacht neer te leggen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35 te 1000 Brussel of via contact@apd-gba.be.

BLIJF OP DE HOOGTE

Wij houden onze klanten up-to-date met de BKM Update.

SCHRIJF JE IN VOOR ONZE NIEUWSBRIEF