Provinciebestuur Limburg

 

Door de verandering en de optimalisering van de provinciale diensten wenste het provinciebestuur Limburg een flexibeler gebuikersbeheer via een abonnementsgebaseerde oplossing, om zo de gebruikerservaring te verbetere en de operationele efficiëntie te verhogen.

De drijfveer voor verandering

Het bestuur is gevestigd in de provinciehoofdstad Hasselt en zetelt in het Provinciehuis. Het provinciebestuur van Limburg bezat verschillende verouderde telefoonsystemen die niet langer werden ondersteund en waarvan het beheer tijdrovend werd. De provincie Limburg wilde een betrouwbaardere en flexibelere klant- en gebruikerservaring bieden. De Miteltechnologie bood een wendbaar gebruikersbeheer via een private cloud-omgeving, gebaseerd op een maandelijks abonnement per gebruiker en inclusief managed services . Met de unified communications-mogelijkheden zouden ook de interne IT-services ontlast worden van het beheer van de meer dan 1200 interne gebruikers.

Implementatie

De raad koos BKM-Orange, een lokale en vertrouwde IT-partner, om de nieuwe technologie in te zetten. BKMOrange werkte nauw samen met Mitel bij de uitvoering van de implementatie. De oplossing werd in maart 2020 uitgerold, na een diepgaande proof-of-concept die in september 2019 begon. Het provinciebestuur van Limburg activeerde 574 MiCollab softphone-licenties, die echter meer dan 1200 gebruikers in de hele provincie ten dienste staan. Het grootste deel van deze gebruikers werkt thuis sinds het begin van de Covid-19 pandemie.

Vanwege Covid-beperkingen konden de medewerkers niet persoonlijk worden getraind in het nieuwe telefoonsysteem. BKM-Orange leverde echter een trainingshandleiding om hen vertrouwd te maken met de Mitel-technologie.

De wendbaarheid en flexibiliteit van Mitel

De provincie Limburg profiteert nu van het veerkrachtige, veilige, wendbare en veelzijdige cloudcommunicatieplatform, en van het gebruiksgemak dankzij de integratie vanuit Active Directory. De MiVoice Business cloudoplossing zorgt ervoor dat raadsleden kunnen schakelen tussen kantoor en thuis zonder de dagdagelijkse communicatiekanalen te verstoren. De oplossing biedt naadloze integratie van toepassingen voor spraak, e-mail, aanwezigheid, unified messaging, mobiliteit en online vergaderen. Benoit Thijs, ICT Operations Coordinator bij Provincie Limburg: “We hebben de telefonie-infrastructuur van de provincieraad uitgebreid geanalyseerd en de Miteltechnologie zo ingezet om werken op afstand en bedrijfscontinuïteit te bieden via een flexibel en stabiel cloudnetwerk. De introductie van unified communications en softphones heeft de medewerkers meer mobiliteit en flexibiliteit gegeven voor thuiswerken. Het concept van één nummer is prettig voor gebruikers die voorheen alleen vaste en mobiele telefoons hadden.

De Mitel-oplossing werd in maart 2020 geïmplementeerd en gebruikers hebben zo vanop afstand naadloos contact gehad met de inwoners en bezoekers van Limburg, zelfs tijdens de Covid-pandemie. Het hielp ons ook om beter om te gaan met personeelscapaciteit, omdat veranderingen eenvoudiger en sneller te beheren zijn op het cloudplatform.”

Een uitstekende gebruikers-en klantervaring

MiCollab geeft gebruikers alles wat ze nodig hebben op één plek. Ze hoeven niet langer te schakelen tussen meerdere applicaties omdat ze één toepassing hebben voor spraak, berichten, aanwezigheidsinformatie, audio -en videovergaderen, mobiliteit en groepssamenwerking.

Met één uniforme service besteden medewerkers minder tijd om iemand te bereiken en meer tijd aan productieve communicaties met de inwoners en bezoekers. De Mitel-technologie heeft ook kostenbesparingen mogelijk gemaakt vanwege het abonnementsgebaseerde model, en het gebruik van softphones heeft de aanzienlijke kosten van mobiele facturering geëlimineerd.

Thijs vervolgt: “Het bestuur is verspreid over verschillende locaties, maar die zijn nog niet allemaal met elkaar verbonden. We zijn van plan dit te doen met MiVoice Business en MiCollab van Mitel. Met deze flexibele en schaalbare technologie kunnen we eenvoudig extra locaties aansluiten op de bestaande WAN wanneer dat nodig is.”

Een overzicht

Situatie

  • Telefonie-infrastructuur was verouderd en werd niet langer ondersteund
  • Verschillende verouderde telefoniesystemen misten integratiemogelijkheden en functionaliteit
  • Onnodige overheadkosten en complexiteit vanwege meerdere providers
  • Beperkte ontdubbeling om een optimale bedrijfscontinuïteit te verzekeren

Oplossing

  • Een MiVoice Business cloudoplossing met een maandelijkse abonnementsbijdrage per gebruiker, en uitgerust met interactieve 6920 en 6930 SIP-toestellen 
  • MiCollab combineert spraak, chat, aanwezigheidsinformatie, audio- en videovergaderen, mobiliteit en groepssamenwerking in 1 applicatie
  • Mitel Performance Analytics (MPA) bewaakt en beheert het hele netwerk proactief en identificeert problemen met de spraak- en netwerkkwaliteit voordat er storingen optreden. 
  • Met de integratie van Active Directory wordt het beheer van de communicatiegerelateerde gegevens die zijn opgeslagen in deze database, gecentraliseerd en gestroomlijnd.

Resultaten

  • Unified communications voor flexibel werken op afstand
  • Een betere klant- en gebruikerservaring door middel van veelzijdige communicatiefuncties zoals realtime samenwerking en bereikbaarheid via één nummer 
  • Gebruiksvriendelijkheid dewelke slechts beperkte training vereist.
  • Samenvoeging van technologieën vermindert complexiteit en overheadkosten 
  • Verbeterde productiviteit en operationele efficiëntie door gebruik te maken van één uniforme oplossing. 
  • Verbeterde en ontdubbelde bedrijfsprocessen optimaliseren de uptime en schaalbaarheid

BLIJF OP DE HOOGTE

Wij houden onze klanten up-to-date met de BKM Update.

SCHRIJF JE IN VOOR ONZE NIEUWSBRIEF