Zimmo kiest voor cloud telecom

Ook al is Zimmo vooral online actief, toch blijft ook de telefonische bereikbaarheid van de medewerkers heel belangrijk. Toen het bedrijf verhuisde naar een nieuw kantoor, was dat de perfecte aanleiding om op BKM Cloud Telecom over te stappen. Sindsdien geniet Zimmo van alle nodige functionaliteiten van unified communications, zonder de zorgen en kosten van een on-premise telefooncentrale.

 

Spiritus (het bedrijf dat actief is rond de twee merken: Zimmo en Max-Immo) bedenkt, ontwikkelt en commercialiseert online tools voor de vastgoedwereld. Zimmo is een immoportal dat vastgoedadvertenties bundelt in een gebruiksvriendelijke zoekmachine. Dagelijks schuimt het bedrijf drieduizend websites af, op zoek naar nieuwe advertenties. De resultaten van die zoektocht voegt Zimmo toe aan zijn portal. Op acht jaar tijd is Zimmo zo uitgegroeid tot de op één na grootste immowebsite van het land, met meer dan 2,3 miljoen bezoekers per maand. En de ambitie van het bedrijf is duidelijk: verder doorgroeien tot het Belgische nummer één in de sector. Naast Zimmo bedacht Spiritus ook Max-Immo. Het gaat om een softwareoplossing die vastgoedkantoren ondersteunt bij het beheer van klanten, panden, contracten, enzovoort. Max-Immo is marktleider in België. Spiritus is gevestigd in Leuven en telt ongeveer veertig medewerkers.

 

Om de groei van het bedrijf optimaal te ondersteunen, nam het onlangs zijn intrek in een nieuw kantoor. De onderneming maakte van de gelegenheid gebruik om vooraf haar behoeften op het vlak van communicatie in kaart te brengen. “Onze oude telefooncentrale schoot op heel wat vlakken te kort”, zegt Internal Operations Manager Jan Boesmans. “We wilden vooral meer flexibiliteit en gingen daarom op zoek naar een cloudoplossing.” Het nieuwe kantoor is ingericht volgens het principe van de flex desk. De medewerkers hebben er geen vaste plaats. “Het betekent dat ze heel makkelijk moeten kunnen inloggen op een vast toestel, zodat ze – via hun vertrouwde vaste nummer – altijd bereikbaar zijn, ongeacht de plek waar ze zich op kantoor bevinden.”

Altijd bereikbaar

Spiritus vergeleek het aanbod van verschillende leveranciers. Uiteindelijk viel de keuze van het bedrijf op Cloud Telecom van BKM. “De bereikbaarheid van onze medewerkers is essentieel”, vervolgt Jan Boesmans. “Het gaat daarbij niet alleen om het contact met klanten en partners, of om de oproepen naar onze helpdesk, maar ook om de vlotte samenwerking tussen collega’s.” Dankzij Cloud Telecom van BKM heeft iedere medewerker van Spiritus één vast nummer. “Via dat nummer is de medewerker altijd bereikbaar: via de vaste telefoon op kantoor, maar ook thuis of onderweg, via de softphone of de app voor de smartphone.” Is de medewerker niet beschikbaar – bijvoorbeeld wegens een vergadering, of door een eerdere oproep – dan is het mogelijk in het systeem één of meer acties te voorzien, zoals doorschakelen of doorverwijzing naar voicemail. Dankzij Cloud Telecom gaan er geen oproepen meer verloren.

“Verder wilden we graag een oplossing die zou toelaten om de instellingen van de voicemail te automatiseren”, vervolgt Jan Boesmans, “bijvoorbeeld in functie van kantooruren, lunchpauze, vakantie, enzovoort.” Voor uitgaande gesprekken laat Cloud Telecom bovendien toe het weergegeven nummer te kiezen. Zo blijft het rechtstreekse nummer van sommige medewerkers afgeschermd tegen rechtstreekse oproepen. “Cloud Telecom bood de best passende oplossing voor de functionaliteit die we wensten. Bovendien is het systeem zo opgebouwd dat we in de toekomst makkelijk extra diensten of functies aan de omgeving kunnen toevoegen.”

Makkelijk beheer, voorspelbare kosten

Spiritus koos heel bewust voor een cloudoplossing. Dankzij Cloud Telecom van BKM valt voor het bedrijf de investering in een traditionele telefooncentrale weg, net als de nood aan onderhoud, de opbouw van interne expertise of de vaak dure interventies van externe specialisten. Al wat er nodig is om met Cloud Telecom van start te gaan, is een internetaansluiting, een toestel (IP-telefoon, smartphone, softphone of tablet) en de applicatie van BKM. Via het cloudplatform biedt BKM de hele waaier van unified communications aan, met niet alleen vaste en mobiele telefonie, maar onder meer ook voicemail, e-mail, fax, instant messaging en presence.

“Het grote voordeel van het cloudmodel is dat je makkelijk nieuwe gebruikers kunt toevoegen”, zegt Jan Boesmans. “Via het online portal beheren we zelf tot welke functionaliteit de medewerkers toegang krijgen.” Achter de schermen staat BKM bovendien in voor de nodige beveiliging, inclusief back-ups en fail-over. Zo is de bereikbaarheid van de medewerkers en hun onderlinge samenwerking altijd gegarandeerd. “Bijkomend voordeel is dat we voor Cloud Telecom een vaste prijs betalen per gebruiker. Dat zorgt voor een transparante, voorspelbare kostenstructuur van onze communicatie. Dankzij BKM komen we ook op het vlak van de kosten nooit voor verrassingen te staan.”